Colaboración para TOP COMUNICACIÓN
En este principio de año, parece que es preceptivo enumerar los propósitos para los próximos meses y hacer balance de los errores cometidos durante los anteriores. Pero todos estos listados no tienen sentido si no se realizan tras un verdadero examen de conciencia y un estudio realista de la situación.
En el caso del protocolo es aún más difícil, porque ni los profesionales que de una forma u otra nos dedicamos a ello, nos ponemos de acuerdo siquiera en definir qué es realmente el protocolo. Pero este no es el motivo del artículo, tiempo y foros habrá durante 2018 para tratar el tema.
Y os cuento esto porque, en los últimos días, he tenido oportunidad de debatir con colegas de profesión sobre los errores más importantes que se cometen en el protocolo empresarial.
Algunos incidían en que el error fundamental es la relajación general de las formas lo que imprime un carácter “demasiado informal” a las relaciones entre los roles fundamentales del ámbito empresarial (compañeros, jefes, visitantes o proveedores). En este sentido, se está popularizando la etiqueta casual, el declive de la corbata o el uso desmedido de las tecnologías incluso durante las reuniones: “¿Cómo puede ser que un empleado esté mirando el teléfono móvil durante una reunión con el presidente? Ya no se respeta nada”, me comentaba sorprendido una de las personas consultadas.
Y, quizá, tenga razón y ese sea uno de los mayores problemas del protocolo en la empresa, pero no sé, creo que si la etiqueta y las buenas formas son los principales errores del protocolo, o es que lo estamos haciendo muy bien o es que debemos plantearnos unas reflexiones más concienzudas. No me malinterpreten, está claro que la educación es fundamental e importantísima, pero creo que no debería depender del protocolo o, por lo menos, en exclusiva.
Considero que esto es algo que está ocurriendo en nuestra sociedad a nivel general y, por tanto, creo que debemos adaptarnos a los nuevos tiempos. Recuerden, el protocolo es una herramienta de la comunicación que facilita las relaciones entre las personas, y entre ellas y las instituciones, por lo que no debemos pensar en cambiar la sociedad, sino en adaptarnos a ella y a los nuevos tiempos para seguir siendo una ayuda y no convertirnos definitivamente en un problema.
Por ello, voy a proponer un listado con dos errores. Si de lo que se trata es de intentar cumplirlos en este nuevo año, será más sencillo poner el OK en dos ítems que en 15, pero tenemos que intentarlo.
El principal error que comenten muchas empresas (es verdad que en otras ya se han puesto las pilas y lo están solventando), es no tomarse en serio el protocolo y por tanto no contar con verdaderos profesionales, delegando las funciones más superfluas de la profesión en administrativos o personal de secretaría y obviando el resto de funciones verdaderamente importantes para las instituciones.
“Lo que suena a protocolo es rancio y nosotros somos una empresa moderna” o “hemos reducido los gastos de protocolo, ya no pagamos viajes y comidas a nuestros directivos”, son solo dos ejemplos de frases que estamos acostumbrados a escuchar o leer y que se corresponden con la percepción de que el protocolo es algo que se debe erradicar, algo malo o viejo, todo lo contrario de lo que realmente debería ser.
Y esto es lo que me permite dar paso al segundo de los errores que viene, bien es cierto, muy marcado por el anterior. Protocolo debe estar integrado en el departamento de Comunicación, como una pata más, colaborando en la estrategia global de la empresa, aportándole las técnicas protocolarias que facilitan esa comunicación entre personas y entre instituciones, y resolviendo conjuntamente los problemas que la empresa vaya teniendo. De esa manera y con el tiempo, las frases anteriores desaparecerán del imaginario colectivo y volveremos a ser valorados por lo que realmente hacemos.
Y no quiero terminar estas líneas de año nuevo sin plantear dos propósitos para estos 12 meses. Uno general, abrir debates y avanzar en el posicionamiento de la profesión de Protocolo y otro particular, poner mi granito de arena para conseguir que las empresas e instituciones entiendan esa importancia.
¡Feliz 2018!
Artículo de Santiago Sánchez Regadera, profesor asociado en el Área Académica de Protocolo y Organización de Eventos en la Universidad Camilo José Cela de Madrid y miembro de la Asociación Española de Protocolo.
Santiago Sánchez Regadera I @SantiSregadera