La importancia de la documentación protocolaria en los eventos virtuales.

Ahora que comienza esta nueva normalidad y tras más de tres meses desde que no se hacen eventos tal y como se entendían antes del COVID-19, es necesario recapitular y aprender, tanto de los errores como de los aciertos, para proponer soluciones a los nuevos retos a los que los profesionales del protocolo y los eventos van a tener que enfrentarse.

Durante este tiempo se han organizado un gran número de encuentros y eventos virtuales, ya sean culturales o con un fin más académico para abordar diferentes cuestiones. Para la mayoría de ellos se han utilizado aplicaciones que, con mejor o peor éxito, ponían en contacto a ponentes o artistas con sus respectivos públicos.

Se podría pensar que este tipo de eventos virtuales no tienen gran complicación protocolaria pues, participando cada uno desde su casa, podría entenderse que las formas, la etiqueta y la solemnidad quedan en un segundo plano. Nada más lejos de la realidad. El protocolo bien entendido es fundamental a la hora de idear, planificar y ejecutar este tipo de eventos. Una buena organización protocolaria ayuda y mucho al éxito de comunicación de estos.

Poco a poco, las diferentes administraciones públicas van dando a conocer cómo van a tener que desarrollarse los eventos presenciales en la “nueva normalidad”. Aforos reducidos, distancias de seguridad y estrictas medidas sanitarias, van a ser los nuevos protagonistas de estos eventos. Aún queda tiempo y mucho que decidir, pero es fácil de adivinar que los grandes eventos van a sufrir mucho para poder salir adelante.

Por ello, para algunos formatos, se va a seguir manteniendo el formato on line durante algún tiempo. Fundamentalmente hablamos de congresos, ponencias, clases magistrales… que no requieren de una presencia física y que están destinados a un gran público, en muchos casos internacional, que posiblemente prefiera disfrutarlo desde la seguridad y comodidad de sus casas.

La virtualidad ha llegado para quedarse y el protocolo se convierte en herramienta inmejorable para ayudar en la organización.

El protocolo en un evento va más allá de la mera ordenación de personas en una presidencia y es que es una herramienta imprescindible para proponer y ejecutar una exitosa organización. Esto puede conseguirse gracias a una buena metodología de trabajo y el protocolo propone una que permite llegar al éxito. Se trata de la organización del evento a través de la documentación protocolaria.

Esta metodología permite, en un primer momento, poder planificar el evento de una forma muy visual, consiguiendo identificar posibles problemas y pudiendo corregirlos de una manera fácil y con tiempo suficiente antes de que se produzcan.

Igualmente, permite llegar al acuerdo entre todos los actores que participan en la organización. Todos ellos, tienen la información necesaria con gran antelación y se puede requerir, por parte del organizador, la conformidad con lo que va a suceder. Así, si está consensuado entre todos, se limita el riesgo de que alguien se salga de la línea establecida. De esta forma conseguimos un importante y necesario consenso, algo que facilitará en gran medida la ejecución del evento.

Otro de los aspectos fundamentales de esta metodología, es que permite a la organización ser proactiva. De esta manera, en el momento en que el organizador lo estima oportuno, traslada a sus invitados la información necesaria para que su asistencia se produzca sin incidentes. Este aspecto es realmente importante para mantener un control sobre la organización, pero solamente saldrá bien si se realiza un trabajo previo de identificación de los diferentes tipos de invitados que van a darse cita. Posiblemente no sea lo mismo un invitado general que un patrocinador, un ponente o una autoridad que tiene un papel especial.

Para cada uno de estos tipos de invitados, contamos con documentos que permiten cumplir ese objetivo. Para los invitados generales, quizá sea suficiente la elaboración de una buena invitación en la que aparezcan los datos que cualquiera debe conocer y que facilitan su asistencia y participación en el evento: quién le invita, a qué le invita, si le invitan a él o es extensible a alguna persona que le pueda acompañar y dónde y cuándo será el acto.

Para los invitados que tienen alguna consideración especial, esa misma invitación puede servir siempre que la acompañemos de una nota de interés en la que indiquemos los aspectos que le otorgan ese carácter especial como pueda ser si cuentan con un lugar reservado, aparcamiento o un acceso diferente. Cuanto más completa y estructurada esté esa información, más claro le quedará al invitado y menos necesidad tendrá de trasladar dudas al organizador.

Del mismo modo, para los ponentes o personas con participación en el evento, se puede reforzar la información consensuada con antelación a través de una nota de protocolo personalizada en la que vengan determinados los aspectos más relevantes de su participación, como el tiempo del que disponen, la hora exacta de su ponencia, las personas que van a acompañarle, etc.

Toda esta información debe emanar de un documento matriz. Un documento en el que se recojan todos los datos y aparezcan las propuestas de horario y localización de cada una de las acciones del evento, desde que llegan los invitados hasta que se marchan. Este documento se conoce como programa de protocolo y es la base de toda organización que utilice la metodología de la documentación protocolaria. Es importante no confundir con el programa de mano que reciben todos los invitados al llegar al evento. Se trata de un documento interno y que contiene información que no debe de ser conocida más que por las personas que conforman la organización.

Con este programa, además de facilidad para conseguir el consenso y permitir una mayor seguridad en cuanto a la planificación, conseguimos que se pueda seguir la ejecución del evento, incluso si no se ha formado parte del equipo organizador desde el principio. Esto otorga al organizador la tranquilidad suficiente por si fuera necesario solucionar algún imprevisto que pudiera producirse puesto que podría delegar en cualquier otra persona, la parte del evento que estaba previamente programada.

Finalmente, el programa de protocolo consigue cumplir una función más. Al quedar todo lo establecido recogido en un solo documento, se convierte en la memoria del evento para consulta del organizador en momentos futuros.

En resumen, el protocolo, a través de la documentación protocolaria, propone una metodología para la organización que permite la difusión del evento y su organización. Esto es importante en cualquier evento que se organice, esté o no considerado como protocolario. En el caso de los eventos virtuales, esto cobra aún más importancia ya que permite a equipos reducidos de trabajo, que no tienen posibilidad de tener contacto presencial, tener todo lo referente a la organización perfectamente coordinado.

La primera de las adaptaciones de la documentación protocolaria para estos tipos de eventos corresponde a la forma en la que invitamos. Las invitaciones formales en formato tarjetón, ya sea personalizado o sin personalizar, dejan paso a invitaciones virtuales, en formato cartel pero que trasladan la respuesta a esas preguntas que antes mencionábamos. Documentos visualmente atractivos que deben dejar claro cuándo va a realizarse el evento, quién es el promotor y, lo más importante en estos casos, el vínculo o enlace a la sesión virtual.

En un tiempo en el que el gran público se encuentra en casa, conectado a Internet y recibiendo un gran número de invitaciones para asistir virtualmente a charlas, ponencias y encuentros de diferentes tipos, es imprescindible diseñar una buena imagen que, además, deje claro los elementos imprescindibles. El envío a través del correo electrónico o mediante su publicación en redes sociales, obliga a adaptar formatos y seleccionar los criterios pensando en la manera en que el posible interesado verá el documento. No es lo mismo una imagen prevista para Instagram que un documento pensado para ser enviado por correo electrónico.

Sin entrar en tamaños recomendados, que en cada red social a su vez varían entre sí, para las redes sociales será beneficioso añadir elementos como códigos QR que enlacen con la sesión virtual o bien incluir ese enlace en los comentarios de la publicación o en la biografía del perfil. Si se trata de un archivo en formato PDF ese hipervínculo puede contener una forma más atractiva ya que, tocando sobre el objeto o texto que se decida, se puede vincular con la sesión sin que aparezca la tan poco atractiva URL.

Con esa información, el invitado general o posible asistente, ya no necesita más información. Lo que sí que cambia con respecto a los eventos antes de la pandemia, es el tiempo que se determina para enviar esas invitaciones. Mientras que antes, para un evento era necesario enviar las invitaciones con una antelación de un par de semanas como poco, la asistencia virtual a eventos es algo que se decide a última hora. Aunque es importante dar a conocer el evento con suficiente antelación, es imprescindible ahora hacer un refuerzo en cuanto a la comunicación durante las horas previas a que vaya a comenzar. La asistencia se ha convertido en algo impulsivo y una buena comunicación clara y con el tiempo justo, ayuda y mucho a conseguir un éxito en la convocatoria.

Otro elemento que ayuda a las instituciones a que la convocatoria funcione, es precisamente el reservar un día y/o una hora en la que mensual, semanal o incluso diariamente programen sus eventos. De esta forma se convierten en referencia para su público que puede identificar mucho más claramente cada una de las acciones.

Una vez que se ha abordado el tema de la difusión del evento, queda pendiente la parte referente a la organización. Para ello, la documentación protocolaria vuelve a tomar un papel fundamental. Mediante correo electrónico o llamada de teléfono, se contacta con los determinados ponentes y se confirma su disponibilidad. Pero una vez que se tiene la confirmación, es más importante que nunca la elaboración de un programa y unas notas de protocolo que ayuden a esos protagonistas del evento a que esa participación salga como debe.

Teniendo en cuenta que tampoco se va a poder tener un contacto presencial con los ponentes y participantes, sobre todo si contamos con presencia internacional, es fundamental resolver cualquier duda que puedan tener en relación al evento. Destacan varios puntos que deben contener estos documentos. Por una parte, es fundamental, en caso de que sean varios los participantes, enviar una pequeña biografía de cada uno de ellos. De esta forma, además de conocerse pueden aprovechar para preparar los aspectos que mejor se adaptan a su know how.

Del mismo modo es importante hacer una contextualización sobre la temática, determinando los aspectos a tratar y definiendo lo que se pretende conseguir con la sesión. Teniendo estos puntos como base, queda añadir lo que podríamos denominar cronograma: horarios de conexión, cada uno de los temas que van a tratarse y los tiempos pensados para cada uno de ellos, en qué momento van a contestarse las preguntas de los asistentes, si se va a poner un video… toda la información necesaria y minutada desde el momento en que los ponentes conectan con la sesión hasta la desconexión final. En este sentido, ese cronograma pasaría a cumplir también las funciones de escaleta técnica por lo que es imprescindible que sea conocido por las personas que se van a encargar del control o de la realización.

Para una buena ejecución del evento, es interesante poder contar con la figura de una persona que se encargue de esa parte técnica en exclusiva. Aunque se observa que en ocasiones esas tareas las realiza el presentador o moderador, es aconsejable que haya una persona dedicada a ello. Además de seguir la escaleta, lanzar los elementos audiovisuales que se consideren y controlar los tiempos, se deben también atender a los chats de participación y moderar esa otra parte relacionada con los asistentes que suelen estar interesados y aprovechan la cercanía para aportar al contenido de la sesión. La participación es fundamental tanto para logar el engagement del público como para enriquecer ese contenido establecido. Por todo ello se aconseja separar los aspectos técnicos con los de la moderación.

Finalmente, retomando el tema de la documentación protocolaria, es muy importante que el participante del evento ya sea moderador o ponente, conozca la aplicación que va a utilizarse para la sesión virtual y controle las posibilidades que ofrece. Por ello es especialmente relevante fijar con ellos un encuentro técnico previo en el que poder explicarle cómo funciona todo y poder también asesorarle en cuanto al set que tiene previsto utilizar. Un fondo correcto y con una buena iluminación, es en este momento tan importante como que el micrófono y la cámara no fallen. El organizador, también podrá así comprobar si el ponente desea compartir archivos o poner algún tipo de elemento audiovisual para incorporarlo a la escaleta y contar con ello en el correspondiente minutado. Igualmente, en algunos casos, puede ser necesario reunir previamente a todos los participantes en las diferentes mesas para cerrar con ellos el contenido y cada una de las posturas a defender.

De esta manera, la documentación protocolaria puede resolver cualquier problema a los que se enfrenta el organizador de un evento virtual.

Si bien antes, la mayoría de los problemas de organización que tenían que ver con las personas se resolvían presencialmente, ahora más que nunca la documentación protocolaria cobra un papel fundamental para que el evento salga conforme a lo previsto y responda a los objetivos, tanto de asistentes como del promotor.

Santigo Sánchez Regadera
Comunicación y protocolo

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