EVENTO VS PROTOCOLO: o las peras y las manzanas

Hace ya un tiempo que venimos siendo testigos del debate sobre la importancia real del protocolo y su, parece que inevitable, absorción por el mundo de la organización de eventos. Muchos estudios demuestran la importancia de esta disciplina y no son pocos los que defienden la convergencia de ambas. En mi opinión y desde ya, un error.

Error porque considero que no son dos elementos comparables ya que uno, el protocolo, es una herramienta y el otro, el evento, es un escenario, un momento, un lugar en el que confluyen varias herramientas (protocolo, escenografía, iluminación, producción audiovisual, etc, etc, etc…)

Creo además que es un error confundir al profesional del protocolo o protocolista con el organizador de eventos, aunque en algunas ocasiones pueda coincidir que sea la misma persona. Me niego a asumir también, que el protocolista solo sea necesario en la organización de eventos en el ámbito oficial y por supuesto, niego que el ámbito de actuación del protocolista sea exclusivamente el evento.

En cuanto a los números que se barajan, poco tengo que decir. De acuerdo con que el 88% de los eventos no son institucionales y que de ellos el 75% son del sector MICE, pero esto no quiere decir nada respecto a este debate salvo que efectivamente, se iguale al profesional del protocolo con el profesional de la organización de eventos.

Desde 2008 estoy ligado a estos dos mundos que me apasionan y son los años de formación y de experiencia profesional, los que han consolidado estas opiniones.

El protocolo es, como decía, una herramienta que debe estar al servicio de la comunicación. Una herramienta que se puede utilizar casi en cualquier ámbito, no solo el oficial. El profesional de protocolo está capacitado para asumir las técnicas protocolarias en la organización de eventos pero también para gestionar las relaciones institucionales (dando igual que sea para instituciones públicas o privadas) redactar las diferentes comunicaciones (notas, invitaciones, placas, comunicados…), colaborar con otros profesionales en la estrategia general de comunicación, asesorar en materias de imagen y restauración, colaborar con los departamentos de negocios internacionales, compras o recursos humanos y gestionar y manejar las bases de datos de clientes, proveedores y todos aquellos gremios que maneje la institución. De todo este listado, más del 75% no tiene relación con los eventos.

¿Alguna cosa de las expuestas no se realiza en una empresa privada? ¿Solo los ayuntamientos o ministerios tienen esas necesidades? ¡Hasta en un festival de música electrónica sería beneficioso contar con un profesional del protocolo! Otra cosa bien distinta es que para poder desempeñar todas esas funciones correctamente y con garantías, el protocolista deba antes haberse formado y seguir en continua formación, porque de lo contrario no será un buen profesional.

Para otro día dejo, y me da realmente mucha rabia porque creo que es de lo que deberíamos estar discutiendo en el sector del protocolo, la necesaria evolución de las técnicas, la adaptación de éstas a los nuevos formatos de comunicación y el consenso al que deberíamos llegar para modernizarlas y aplicarlas conjuntamente. Quiero volver a dejar claro que es esto por lo que tendríamos que estar preocupados porque no son los profesionales de la organización de eventos el enemigo, somos nosotros mismos los que no estamos dando la batalla en el lugar que deberíamos y como deberíamos, más centrados en debates sin fundamento real.

¿Que por qué sin fundamento? Pues porque la experiencia que he ido adquiriendo estos años me ha permitido darme cuenta que incluso en agencias de comunicación o de eventos, es muy necesario que haya gente con conocimientos de protocolo pues muchos de los clientes traen dudas o les surgen a lo largo del proceso de organización. Que si “al final viene este cliente y quiero darle un trato especial”, que sí “se nos ha ocurrido que vamos a colocar una placa conmemorativa”, que sí “quiero que los asistentes reciban una invitación” o “si deben acudir con acompañante y eso es lo mismo que consorte”… En fin, infinidad de planteamientos que asumimos los profesionales del protocolo y que a los que quizá, el organizador del evento no sepa responder.

Y he tenido la suerte también de dedicarme a la organización de eventos propiamente dicha y es una disciplina que también me apasiona y que realmente es muy diferente. Las técnicas de organización de eventos no son las técnicas protocolarias de organización de eventos. ¡Ni se parecen! Nada tiene que ver la precedencia de la derecha con los focos de recorte. Por eso me da pena este debate.

El organizador de eventos asume funciones de coordinación de cara al cliente, ejecuta la creatividad teniendo en cuenta el presupuesto, eligiendo y contratando a los mejores proveedores, seleccionando el espacio que decora según gustos y tendencias, eligiendo las técnicas escenográficas más apropiadas, coordinando las tareas de iluminación, sonorización y al tanto de las nuevas tecnologías que pueden aplicarse. En general, es el director de la orquesta que forman todos los colectivos implicados en la organización del evento. Y con ello no quiero descartar que en algunas ocasiones, para determinados eventos, pueda ser el profesional del protocolo el que haga las funciones de coordinación, pero deberá estar muy bien asesorado por profesionales de estas otras disciplinas.

Por ello creo que, además, no son perfiles contrarios o que compitan, son perfiles complementarios 100% que se engloban dentro del gran árbol que nos debería proteger, la Comunicación que además nos entronca con otras disciplinas como el Marketing, la Publicidad o las Relaciones Públicas con las que deberíamos tener más interacción y apoyo.

No somos enemigos, no hay uno mejor que otro y creo que el perfil de ambos es complementario y necesario. No debemos enfrentarnos. Debemos trabajar, en ocasiones por separado y en otras unidos, pero defendiendo nuestros escenarios y cualidades propias. Hagamos verdadera profesión.

  Santiago Sánchez Regadera I @SantiSregadera