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La importancia de la documentación protocolaria en los eventos virtuales.

Ahora que comienza esta nueva normalidad y tras más de tres meses desde que no se hacen eventos tal y como se entendían antes del COVID-19, es necesario recapitular y aprender, tanto de los errores como de los aciertos, para proponer soluciones a los nuevos retos a los que los profesionales del protocolo y los eventos van a tener que enfrentarse.

Durante este tiempo se han organizado un gran número de encuentros y eventos virtuales, ya sean culturales o con un fin más académico para abordar diferentes cuestiones. Para la mayoría de ellos se han utilizado aplicaciones que, con mejor o peor éxito, ponían en contacto a ponentes o artistas con sus respectivos públicos.

Se podría pensar que este tipo de eventos virtuales no tienen gran complicación protocolaria pues, participando cada uno desde su casa, podría entenderse que las formas, la etiqueta y la solemnidad quedan en un segundo plano. Nada más lejos de la realidad. El protocolo bien entendido es fundamental a la hora de idear, planificar y ejecutar este tipo de eventos. Una buena organización protocolaria ayuda y mucho al éxito de comunicación de estos.

Poco a poco, las diferentes administraciones públicas van dando a conocer cómo van a tener que desarrollarse los eventos presenciales en la “nueva normalidad”. Aforos reducidos, distancias de seguridad y estrictas medidas sanitarias, van a ser los nuevos protagonistas de estos eventos. Aún queda tiempo y mucho que decidir, pero es fácil de adivinar que los grandes eventos van a sufrir mucho para poder salir adelante.

Por ello, para algunos formatos, se va a seguir manteniendo el formato on line durante algún tiempo. Fundamentalmente hablamos de congresos, ponencias, clases magistrales… que no requieren de una presencia física y que están destinados a un gran público, en muchos casos internacional, que posiblemente prefiera disfrutarlo desde la seguridad y comodidad de sus casas.

La virtualidad ha llegado para quedarse y el protocolo se convierte en herramienta inmejorable para ayudar en la organización.

El protocolo en un evento va más allá de la mera ordenación de personas en una presidencia y es que es una herramienta imprescindible para proponer y ejecutar una exitosa organización. Esto puede conseguirse gracias a una buena metodología de trabajo y el protocolo propone una que permite llegar al éxito. Se trata de la organización del evento a través de la documentación protocolaria.

Esta metodología permite, en un primer momento, poder planificar el evento de una forma muy visual, consiguiendo identificar posibles problemas y pudiendo corregirlos de una manera fácil y con tiempo suficiente antes de que se produzcan.

Igualmente, permite llegar al acuerdo entre todos los actores que participan en la organización. Todos ellos, tienen la información necesaria con gran antelación y se puede requerir, por parte del organizador, la conformidad con lo que va a suceder. Así, si está consensuado entre todos, se limita el riesgo de que alguien se salga de la línea establecida. De esta forma conseguimos un importante y necesario consenso, algo que facilitará en gran medida la ejecución del evento.

Otro de los aspectos fundamentales de esta metodología, es que permite a la organización ser proactiva. De esta manera, en el momento en que el organizador lo estima oportuno, traslada a sus invitados la información necesaria para que su asistencia se produzca sin incidentes. Este aspecto es realmente importante para mantener un control sobre la organización, pero solamente saldrá bien si se realiza un trabajo previo de identificación de los diferentes tipos de invitados que van a darse cita. Posiblemente no sea lo mismo un invitado general que un patrocinador, un ponente o una autoridad que tiene un papel especial.

Para cada uno de estos tipos de invitados, contamos con documentos que permiten cumplir ese objetivo. Para los invitados generales, quizá sea suficiente la elaboración de una buena invitación en la que aparezcan los datos que cualquiera debe conocer y que facilitan su asistencia y participación en el evento: quién le invita, a qué le invita, si le invitan a él o es extensible a alguna persona que le pueda acompañar y dónde y cuándo será el acto.

Para los invitados que tienen alguna consideración especial, esa misma invitación puede servir siempre que la acompañemos de una nota de interés en la que indiquemos los aspectos que le otorgan ese carácter especial como pueda ser si cuentan con un lugar reservado, aparcamiento o un acceso diferente. Cuanto más completa y estructurada esté esa información, más claro le quedará al invitado y menos necesidad tendrá de trasladar dudas al organizador.

Del mismo modo, para los ponentes o personas con participación en el evento, se puede reforzar la información consensuada con antelación a través de una nota de protocolo personalizada en la que vengan determinados los aspectos más relevantes de su participación, como el tiempo del que disponen, la hora exacta de su ponencia, las personas que van a acompañarle, etc.

Toda esta información debe emanar de un documento matriz. Un documento en el que se recojan todos los datos y aparezcan las propuestas de horario y localización de cada una de las acciones del evento, desde que llegan los invitados hasta que se marchan. Este documento se conoce como programa de protocolo y es la base de toda organización que utilice la metodología de la documentación protocolaria. Es importante no confundir con el programa de mano que reciben todos los invitados al llegar al evento. Se trata de un documento interno y que contiene información que no debe de ser conocida más que por las personas que conforman la organización.

Con este programa, además de facilidad para conseguir el consenso y permitir una mayor seguridad en cuanto a la planificación, conseguimos que se pueda seguir la ejecución del evento, incluso si no se ha formado parte del equipo organizador desde el principio. Esto otorga al organizador la tranquilidad suficiente por si fuera necesario solucionar algún imprevisto que pudiera producirse puesto que podría delegar en cualquier otra persona, la parte del evento que estaba previamente programada.

Finalmente, el programa de protocolo consigue cumplir una función más. Al quedar todo lo establecido recogido en un solo documento, se convierte en la memoria del evento para consulta del organizador en momentos futuros.

En resumen, el protocolo, a través de la documentación protocolaria, propone una metodología para la organización que permite la difusión del evento y su organización. Esto es importante en cualquier evento que se organice, esté o no considerado como protocolario. En el caso de los eventos virtuales, esto cobra aún más importancia ya que permite a equipos reducidos de trabajo, que no tienen posibilidad de tener contacto presencial, tener todo lo referente a la organización perfectamente coordinado.

La primera de las adaptaciones de la documentación protocolaria para estos tipos de eventos corresponde a la forma en la que invitamos. Las invitaciones formales en formato tarjetón, ya sea personalizado o sin personalizar, dejan paso a invitaciones virtuales, en formato cartel pero que trasladan la respuesta a esas preguntas que antes mencionábamos. Documentos visualmente atractivos que deben dejar claro cuándo va a realizarse el evento, quién es el promotor y, lo más importante en estos casos, el vínculo o enlace a la sesión virtual.

En un tiempo en el que el gran público se encuentra en casa, conectado a Internet y recibiendo un gran número de invitaciones para asistir virtualmente a charlas, ponencias y encuentros de diferentes tipos, es imprescindible diseñar una buena imagen que, además, deje claro los elementos imprescindibles. El envío a través del correo electrónico o mediante su publicación en redes sociales, obliga a adaptar formatos y seleccionar los criterios pensando en la manera en que el posible interesado verá el documento. No es lo mismo una imagen prevista para Instagram que un documento pensado para ser enviado por correo electrónico.

Sin entrar en tamaños recomendados, que en cada red social a su vez varían entre sí, para las redes sociales será beneficioso añadir elementos como códigos QR que enlacen con la sesión virtual o bien incluir ese enlace en los comentarios de la publicación o en la biografía del perfil. Si se trata de un archivo en formato PDF ese hipervínculo puede contener una forma más atractiva ya que, tocando sobre el objeto o texto que se decida, se puede vincular con la sesión sin que aparezca la tan poco atractiva URL.

Con esa información, el invitado general o posible asistente, ya no necesita más información. Lo que sí que cambia con respecto a los eventos antes de la pandemia, es el tiempo que se determina para enviar esas invitaciones. Mientras que antes, para un evento era necesario enviar las invitaciones con una antelación de un par de semanas como poco, la asistencia virtual a eventos es algo que se decide a última hora. Aunque es importante dar a conocer el evento con suficiente antelación, es imprescindible ahora hacer un refuerzo en cuanto a la comunicación durante las horas previas a que vaya a comenzar. La asistencia se ha convertido en algo impulsivo y una buena comunicación clara y con el tiempo justo, ayuda y mucho a conseguir un éxito en la convocatoria.

Otro elemento que ayuda a las instituciones a que la convocatoria funcione, es precisamente el reservar un día y/o una hora en la que mensual, semanal o incluso diariamente programen sus eventos. De esta forma se convierten en referencia para su público que puede identificar mucho más claramente cada una de las acciones.

Una vez que se ha abordado el tema de la difusión del evento, queda pendiente la parte referente a la organización. Para ello, la documentación protocolaria vuelve a tomar un papel fundamental. Mediante correo electrónico o llamada de teléfono, se contacta con los determinados ponentes y se confirma su disponibilidad. Pero una vez que se tiene la confirmación, es más importante que nunca la elaboración de un programa y unas notas de protocolo que ayuden a esos protagonistas del evento a que esa participación salga como debe.

Teniendo en cuenta que tampoco se va a poder tener un contacto presencial con los ponentes y participantes, sobre todo si contamos con presencia internacional, es fundamental resolver cualquier duda que puedan tener en relación al evento. Destacan varios puntos que deben contener estos documentos. Por una parte, es fundamental, en caso de que sean varios los participantes, enviar una pequeña biografía de cada uno de ellos. De esta forma, además de conocerse pueden aprovechar para preparar los aspectos que mejor se adaptan a su know how.

Del mismo modo es importante hacer una contextualización sobre la temática, determinando los aspectos a tratar y definiendo lo que se pretende conseguir con la sesión. Teniendo estos puntos como base, queda añadir lo que podríamos denominar cronograma: horarios de conexión, cada uno de los temas que van a tratarse y los tiempos pensados para cada uno de ellos, en qué momento van a contestarse las preguntas de los asistentes, si se va a poner un video… toda la información necesaria y minutada desde el momento en que los ponentes conectan con la sesión hasta la desconexión final. En este sentido, ese cronograma pasaría a cumplir también las funciones de escaleta técnica por lo que es imprescindible que sea conocido por las personas que se van a encargar del control o de la realización.

Para una buena ejecución del evento, es interesante poder contar con la figura de una persona que se encargue de esa parte técnica en exclusiva. Aunque se observa que en ocasiones esas tareas las realiza el presentador o moderador, es aconsejable que haya una persona dedicada a ello. Además de seguir la escaleta, lanzar los elementos audiovisuales que se consideren y controlar los tiempos, se deben también atender a los chats de participación y moderar esa otra parte relacionada con los asistentes que suelen estar interesados y aprovechan la cercanía para aportar al contenido de la sesión. La participación es fundamental tanto para logar el engagement del público como para enriquecer ese contenido establecido. Por todo ello se aconseja separar los aspectos técnicos con los de la moderación.

Finalmente, retomando el tema de la documentación protocolaria, es muy importante que el participante del evento ya sea moderador o ponente, conozca la aplicación que va a utilizarse para la sesión virtual y controle las posibilidades que ofrece. Por ello es especialmente relevante fijar con ellos un encuentro técnico previo en el que poder explicarle cómo funciona todo y poder también asesorarle en cuanto al set que tiene previsto utilizar. Un fondo correcto y con una buena iluminación, es en este momento tan importante como que el micrófono y la cámara no fallen. El organizador, también podrá así comprobar si el ponente desea compartir archivos o poner algún tipo de elemento audiovisual para incorporarlo a la escaleta y contar con ello en el correspondiente minutado. Igualmente, en algunos casos, puede ser necesario reunir previamente a todos los participantes en las diferentes mesas para cerrar con ellos el contenido y cada una de las posturas a defender.

De esta manera, la documentación protocolaria puede resolver cualquier problema a los que se enfrenta el organizador de un evento virtual.

Si bien antes, la mayoría de los problemas de organización que tenían que ver con las personas se resolvían presencialmente, ahora más que nunca la documentación protocolaria cobra un papel fundamental para que el evento salga conforme a lo previsto y responda a los objetivos, tanto de asistentes como del promotor.

Santigo Sánchez Regadera
Comunicación y protocolo

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Eventos sociales durante el confinamiento: de los conciertos en solitario a las cañas por zoom

Durante estas semanas de confinamiento, se ha vivido una gran evolución en la manera de relacionarse de las personas. El carácter mediterráneo de la sociedad española implica la necesidad de contacto. A poder ser, contacto físico como abrazos, apretones de mano, besos… en definitiva, muestras de afecto. Poco a poco, gracias a lo que se conoce como resiliencia, esa sociedad se ha ido adaptando igual que ha adaptado sus necesidades y se ha podido ver, igualmente, una evolución entre lo que se consideraba necesidad y lo que realmente lo es.

En un primer momento, lo que parecía que podía preocupar más era la manera en la que se iba a disfrutar del tiempo libre si la gente debía quedarse en casa. No se podía concebir un fin de semana sin salir a tomar algo, sin quedar con amigos, sin escuchar música… Así, los más rápidos, empezaron a proponer acciones que permitieran pasar ratos agradables para no tener la necesidad de salir. Posiblemente una de las que más éxito tuvo, por lo menos en nuestro entorno, fue el #yomequedoencasa Festival que en menos de 48 horas montó un programa de actuaciones virtuales a través de los perfiles en las redes sociales de los diferentes artistas. Un festival muy completo que, durante tres fines de semana, dejó más de ochenta horas de música y la participación de ciento sesenta y tres artistas.

A partir de esos primeros días, se pudo observar una evolución muy interesante. Se dejó a un lado (que no olvidado) lo que se entiende como ocio y se pasó a tener la necesidad de cubrir los aspectos más afectivos, el contacto con los seres queridos. De los conciertos se pasó, a lo que se podrían denominar “cañas virtuales”, con amigos y familiares: un rato divertido junto a los seres queridos.

Para ello, se ha tenido a disposición un gran número de programas y aplicaciones que han facilitado el contacto y la cercanía. Todos: jóvenes y adultos, aprendimos a utilizar las diferentes opciones, atendiendo a sus particularidades y características. Cabe destacar como punto interesante que se ha identificado cada aplicación con una actividad, igual que se identificaban los diferentes espacios en el día a día previo al confinamiento.

De esta manera, se han buscado alternativas a los métodos utilizados para el teletrabajo. Los que utilizan para trabajar Microsoft Teams, han utilizado otras vías para conectarse con familiares y amigos, incluso con los propios compañeros, igual que hacían cuando salían de la oficina para ir al bar a tomar un café y desconectar. Los que lo hacen con Zoom, Hangout, Meets, Skype, etc., les ha pasado lo mismo. Aunque siempre hay excepciones que confirmen la regla, fundamentalmente debidas a las especificaciones de cada aplicación en relación al número de participantes, se ha comprobado que es algo generalizado, pero que resulta muy difícil de detectar pues, dejando de lado aplicaciones como HouseParty (nadie la utilizaría para mantener una reunión de trabajo), el que teletrabaja con Teams ha podido identificar Zoom como su lugar de ocio y viceversa.

La mención especial se la lleva WhatsApp que es utilizada como recurso habitual tanto para el ocio como para el trabajo. Si bien es cierto que cada vez es más habitual que no sea la primera opción, si es la más recurrente y sencilla posiblemente por ser la que más se utilizaba antes de entrar en esta situación.

Durante esta etapa y tal y como se mencionaba en párrafos anteriores, se han estado combinando las quedadas virtuales con la oferta cultural disponible online. Destacan acciones como #LaLigaSantander Fest que ha compaginado las actuaciones musicales con entrevistas o apariciones de futbolistas y otros personajes, todos desde sus casas y con un fin solidario: recaudar fondos para conseguir material sanitario. Ejemplo de que la sostenibilidad y la solidaridad son ya el presente y se espera que hayan llegado para quedarse.

Del mismo modo, el mundo global ha tomado una importancia aún mayor. No está permitido viajar, pero se puede tener el mismo contacto, adaptándose a los husos horarios, con el amigo que vive a dos manzanas de nuestra casa que con el familiar que vive en la punta más alejada del planeta. Esto también ha afectado a esa oferta de ocio virtual que, más que nunca, es una oferta mundial. Desde entrar en el Louvre parisino hasta disfrutar del festival Jersey4Jersey que, con el objetivo solidario de recaudar fondos para los más desfavorecidos, nos ha permitido adentrarnos en las casas de estrellas mundiales como Bruce Springsteen o Bon Jovi. Esto es solamente un ejemplo, pues son miles las opciones de las que se ha podido disfrutar y los eventos virtuales que se han creado con un fin solidario.

Aun con todo ello, el ocio y las relaciones sociales no terminaban de encontrarse en comunión ya que otra característica que define la virtualidad es que el contenido puede consumirse, en la mayoría de los casos, sin ser en directo. Incluso redes sociales como Instagram, permiten que todos sus contenidos estén disponibles durante 24 horas. Por ello, cuando se queda para hablar con la familia o los amigos, se deja el concierto de lado y se recupera al terminar la videollamada.

Esto ocurre también porque hay una sobreoferta de acciones y eventos. Si en tiempos normales el ciudadano medio acudía a uno o dos conciertos al año y visitaba tres o cuatro exposiciones, ahora son infinitas las ofertas de ocio y cultura de las que dispone y todas ellas sin levantarse del sofá.

Podemos decir, por tanto, que el paradigma del evento ha cambiado. Ya no es el momento por el que se regía nuestro horario, sino que lo postergamos hasta que sea buen momento para disfrutarlo. Este concepto obliga a cambiar, ya no solo formatos, también contenidos y nos hace a los organizadores, tener que ser muchísimo más exigentes en estos puntos para ofrecer eventos que emocionen a nuestro público.

Teniendo cubiertas las necesidades afectivas y consiguiendo un control técnico sobre las diferentes opciones que la tecnología permite, el evento social y virtual ha seguido evolucionando. Ahora, cualquier persona es un organizador de eventos en potencia, pues todo el mundo es capaz de iniciar una videollamada o programar una reunión. Pero ahí no hay industria y ésta también ha sabido adaptarse.

El siguiente paso y último por el momento, es un reto para los profesionales. Este peldaño pasa por ser capaces de crear productos que puedan comercializarse y así, poco a poco, salir adelante. La manera que se ha encontrado hasta el momento es precisamente seguir con la evolución lógica de lo visto anteriormente. Si la sociedad es capaz de consumir ocio online y además está capacitada para poder relacionarse en el entorno virtual, se puede pasar al siguiente nivel: eventos virtuales, exclusivos y en los que se entremezclen ambos entornos.

¿Por qué no poder disfrutar de un espectáculo de magia, de un monólogo o de un concierto a la vez que se está con amigos y familiares? Hay un sinfín de posibilidades que permiten una personalización excepcional y una capacidad de adaptación que, hasta ahora, solo podían permitirse las empresas en el ámbito corporativo.

Algo similar es lo que ha propuesto la popular plataforma de contenido en streaming, Netflix. A través de una colaboración con Google, han desarrollado una extensión para el navegador Chrome llamada Netflix Party que permite compartir contenido simultáneamente entre varios amigos en diferentes ubicaciones. El realizar la conexión con esta aplicación te asegura que el contenido se reproduce totalmente sincronizado y que ningún usuario podrá ir más avanzado y hacernos es tan temido spoiler. Además se ofrece la posibilidad de abrir un chat en vivo para poder ir comentando la película o serie que estemos viendo.

Estas circunstancias van a permitir celebrar eventos sociales muy especiales y en compañía. Como antes del confinamiento. Escuchar una canción y tras ella, poder comentar con un familiar, aunque esté en otra vivienda, resolver un escape room interactuando con tu equipo o disfrutar de un monólogo mientras ves cómo un amigo lo disfruta también, es algo que está dentro de las posibilidades que ofrece el entorno virtual. Esto es posible porque los precios pueden ajustarse. Ya no son los mismos costes ni el evento tiene la misma producción.

Esperamos que esta situación pase pronto y sabemos igualmente que nada puede compararse con el abrazo de los seres queridos, pero hasta que todo esto acabe, hay que seguir avanzando y no debemos olvidar una cosa muy importante: un evento es como un sueño y puede llegar hasta donde llegue la imaginación.

Santigo Sánchez Regadera
Comunicación y Protocolo

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Protocolo sostenible. Una propuesta para sobrevivir a la pandemia

La declaración, por parte de la Organización Mundial de la Salud, del brote de coronavirus como pandemia global, está consiguiendo trastocar el orden mundial establecido. No es objeto de estas líneas hacer un análisis político minucioso, pero sí se pretende abordar un tema preocupante para la sociedad. La crisis económica que se avecina y que podría dar al traste con la esperanza de muchos profesionales de diferentes sectores y que van a tener que adaptarse al futuro.

En ese futuro, incierto más que nunca, está el futuro de nuestro trabajo y también el futuro de nuestra profesión. Profesiones que corren el riesgo de desaparecer, profesiones que deben adaptarse y profesiones que deben buscar su sitio en este nuevo panorama. Profesiones que tienen el peligro de ser consideradas innecesarias y otras que tienen mucho que decir en esta crisis y tras ella.

La profesión del protocolo no puede ser menos y tiene que posicionarse. El problema es cómo se posiciona. 

El profesional del protocolo puede y debe aportar mucho a esta sociedad. Cada día me reafirmo más en que para que el protocolo tenga sentido, debe funcionar como parte de la estrategia de comunicación de empresas e instituciones. Es mucho más (mejor dicho, diferente) que un mero evento. Es cierto que el evento es el lugar donde mejor podemos ver las técnicas de protocolo, pero no debe circunscribirse solo a ese momento. Tanto durante la crisis sanitaria como después de ella, el profesional del protocolo tiene mucho que decir y mucho que hacer. 

La industria de los eventos -mucho más potente y realista- está reinventándose día a día, proponiendo conceptos, nuevas estrategias, solucionando problemas de empresas y clientes, es decir, funcionando como la sociedad, mirando al frente y resolviendo, siempre resolviendo. Si se impide salir a la calle, se organizan festivales de música virtuales. Si no se puede ir a museos, acercan la Cultura a nuestros ordenadores. Que hay que celebrar una junta de accionistas, montan un plató y se retransmite por streaming. Si el cliente necesita mostrar su producto, se empaqueta bien y se hace un envío a prensa, influencers y otros prescriptores… Adaptación. Resolución. Acción. 

De momento, en el sector del protocolo, somos los propios profesionales quienes nos ponemos los obstáculos para no avanzar. Se plantean problemas que ocupan horas de disquisiciones y trabajo pero que realmente no responden a ningún problema de la sociedad. El protocolo no se reduce a colocar banderas o disponer personas en sus asientos. Nada más lejos de la realidad. No, el mayor problema que del protocolo no es cómo debe colocarse un crespón sobre una bandera o quién y cómo debe decretarse el luto oficial. Esa no es la profesión para la que los profesionales se forman día a día. Quien así lo considere se equivoca y la sociedad seguirá dándole de lado. El respeto a los símbolos y procedimientos es solamente la punta del iceberg, pero lo que realmente importa es cambiar la base, la concepción de la profesión y de los profesionales que trabajan para dar soluciones reales a los retos que se plantean y donde efectivamente hay mucho que aportar. Cuando se consiga eso, todo lo demás cambiará solo, cayendo por su propio peso. 

Los profesionales del protocolo debemos ser conscientes de lo mucho que podemos aportar al sector y a la profesión. Máxime en una situación como esta y en un contexto difícil en el que será necesaria la reconversión de muchas de las pautas y cánones prestablecidos.

Durante el confinamiento, tenemos mucho tiempo para pensar y crear. Estos días pueden ser el germen de muchas ideas. Tenemos la posibilidad de hablar con compañeros, profesores y debatir con ellos sobre la actualidad e intercambiar opiniones y, sobre todo, aquellos que tenemos la suerte de combinar la profesión con el ámbito académico podemos compartir tiempo, ideas y pensamientos con los alumnos algo que, en estos momentos, es esencial. 

En estos días, la actualidad está colmada con comparecencias de nuestras autoridades, apariciones públicas y eventos en los que participan: una rueda de prensa sin prensa, la visita a un hospital, una entrega de mascarillas casa por casa, una reunión por videoconferencia… Cada imagen, es una muestra más de que se puede aportar mucho desde el punto de vista del protocolo. Elementos, acciones y secuencias que ayuden a transmitir el mensaje y siempre, ayudando a la estrategia global de comunicación. Si no entendemos esto, el protocolo será desechado. La comunicación, hoy en día manda y nosotros tenemos que ayudar a transmitir y a comunicar. El protocolo es una herramienta perfecta para ello. 

Es ahí donde más se puede aportar pues el sector cuenta con experiencia y una visión especial para lo que se conoce como “el directo”. Control de secuencias, capacidad de análisis y adaptación a la escenificación, manejo de la legislación y conocimiento de las costumbres, tanto locales como internacionales. Del mismo modo, los profesionales del protocolo son conscientes del funcionamiento de los medios y cuáles son sus intereses, conocen también las formas y virtudes de las autoridades para las que trabajan y tenemos, o deberíamos tener, una especial sensibilidad con lo que le ocurre a la sociedad. 

En este contexto es necesaria la propuesta de un protocolo sostenible. Es el momento. Es la manera de revivir y de dejar de ser vistos como meros técnicos. Aportemos a la Comunicación. Es el momento de ayudar a decidir cómo se deben hacer las cosas. 

Esta situación es nueva para todos, para las empresas, para las instituciones, paros los directivos que deben salir a dar la cara y para nuestras autoridades. en estos momentos, parte de ese protocolo sostenible, pasa por ser un protocolo de gestos. Los gestos son fundamentales hoy y lo van a ser en el futuro. 

El distanciamiento físico, aunque nuestro carácter latino lo dificulte, va a tener que perdurar en el tiempo más allá del confinamiento. Es ahí donde entran los gestos. Gestos nuevos pues antes eran otros los que utilizábamos para comunicar lo que no podemos transmitir ahora. Un abrazo debe ser sustituido por otro gesto, pero debe mostrar el mismo cariño. Una sonrisa con mascarilla no se ve, pero debemos mostrar de otra manera la complicidad y admiración. 

Hay un ejemplo que nos va a permitir ilustrar esto: la primera salida de S.M. el Rey Felipe VI al hospital de IFEMA. Imágenes frías, silencio, distancia… También respeto y solemnidad, que conste, pero quizá faltó un gesto. Las instituciones deben dar ejemplo siempre, poco se podría haber hecho más que eso, gestos. 

Gestos como el que días después, se vio hacer a S.M. la Reina Máxima de los Países Bajos. Una imagen que, respetando las distancias, demuestra cercanía, respeto y admiración hacia la responsable sanitaria de la Cruz Roja a la que visitaba. Mantenemos las formas, pero “de otra manera”. 

Desde ese día pasaron muchas cosas. Aprendimos lo que es Zoom, Meets, HouseParty y un montón de aplicaciones que nos ayudan a permanecer más cerca. No solo a título individual sino también para empresas e instituciones. Las primeras ruedas de prensa, las primeras reuniones del Consejo de Ministros, las apariciones públicas de unos y otros, pero siguen faltando gestos. 

Los escenarios se adaptaron, el poco público que estaba presente durante los primeros días desapareció de los eventos y poco a poco nos hemos ido acostumbrando a esta nueva forma de comunicar. En este sentido, los profesionales del protocolo tienen mucho que decir. Podríamos llamarlo protocolo 360o, porque ya no hay solo una referencia en cuanto a las formas, sino que todos los ángulos importan. Importa dónde y cómo situar a la prensa e importa cómo crear nuevas secuencias y movimientos que ayuden precisamente a transmitir esa cercanía que la distancia no permite. 

En las reuniones virtuales, toma una especial importancia la escenografía. Los elementos que aparecen en la mesa, la “trasera” elegida, la forma de elevar la pantalla. Todo cuenta para ayudar a transmitir el mensaje o, por lo menos para que no dificulte esa transmisión. Pero ahora, con esta nueva situación ya no hay solo un punto de vista, tenemos dos, el que sale a través de la webcam, al que estaríamos acostumbrados y el que toman los medios gráficos presentes cubriendo el momento. La estancia entera se convierte en escenario. Por ello se le puede y se le debe sacar todo el partido posible. 

Desorden o descuido, cajas mal colocadas, espacios oscuros vacíos, se me ocurren cientos de posibilidades para hacer de estas imágenes elementos de comunicación mucho más potentes. 

Otro de los puntos que harían que el protocolo fuera sostenible y que es el momento de darle la importancia que se merece es la sociedad. Es importante trabajar hacia un nuevo protocolo social, entendido no como las normas antiguas de cortesía, si no como el que otorga protagonismo a la representación de todas las sensibilidades que convivimos en este país. Es el momento además de darle la importancia que tienen también los colectivos más desfavorecidos, empezando, como punto de partida, por los más afectados por esta crisis. 

Hemos visto como el Congreso aplaudía a la ujier encargada de la limpieza, es un comienzo, pero quedan muchos otros colectivos a los que el protocolo puede ayudar a dar visibilidad. 

Un ejemplo muy protocolario pero que nada tiene que ver con el mundo oficial es una imagen y un texto compartido por Ana Patricia Botín, presidenta del Banco Santander, a través de una publicación en sus redes sociales. Este demuestra, una vez más, que el protocolo no solamente afecta al ámbito oficial si no que es importante también en la escena corporativa, donde puede llegar a aportar muchísimo. Desde la imagen de las empresas hasta sus estrategias de responsabilidad social. 

Ese debería ser el camino, ese debe ser el futuro de la profesión y el planteamiento que debemos hacer. Porque es del que nos gustaría formar parte: ayudar a comunicar a través del protocolo. Del protocolo sostenible, atendiendo a los gestos, al evento global y resolviendo las situaciones teniendo presente al conjunto de la sociedad. 

Santiago Sánchez Regadera
Comunicación y Protocolo